「先輩に聞いてみた！」　時間を上手に使うコツは？

コラム

登場人物

効率を高めて成果を出すワークスタイル術

ユウタ
「先輩、仕事の効率を上げたいんですが、具体的に何をすればいいんでしょう？タスクを減らせるわけでもないし…」

先輩
「ふむ、君の場合は“量”じゃなくて“時間の使い方”を見直すといい。今日は3つの方法を教えよう。」

ユウタ
「おお、お願いします！何か魔法みたいな方法はありますか？」

先輩（にやり）
「魔法ではないけど、やれば確実に変わるテクニックだよ。」

先輩
「まずは“タイムブロッキング”。カレンダーに、自分の作業時間を先に埋めちゃうんだ。会議みたいに予約するイメージだね。
たとえば午前9〜11時は設計作業、13〜14時はレビュー対応、って感じ。」

ユウタ
「なるほど…これなら誰かに予定を入れられる心配も減るし、集中時間を確保できますね。」

先輩
「そうそう。最初はカレンダー通りにいかない日もあるけど、意識するだけでも効果がある。」

ユウタ
「先輩も毎日カレンダーにブロックしてるんですか？」

先輩
「もちろん。正直、カレンダーがないと仕事が崩れるね。」

先輩
「次は“2分ルール”。2分以内で終わることは、その場で片づける。メール返信とか資料確認とかね。」

ユウタ
「後回しにすると、後でまとめてやる時に時間がかかりますもんね…」

先輩
「その通り。切り替えのコストを考えると、少しの手間も積もれば大きな時間になる。」

ユウタ（感心して）
「なるほど、2分でできることは迷わずやる…覚えました！」

先輩
「最後は“バッチ処理”。似た作業をまとめて一気にやる方法だ。メールは朝と夕方にまとめて、資料チェックもまとめて…」

ユウタ
「まとめると集中できる時間が増えるってことですね。」

先輩
「そう。切り替えが減るから体感速度もアップする。僕の場合、1.2〜1.5倍くらい早くなるね。」

ユウタ
「Slackの通知もまとめて見ます…やってみます！」

先輩
「それと、集中タイムは通知オフが鉄則だよ。」

ユウタ（小声で）
「先輩って本当に完璧ですね…」

先輩（苦笑）
「いやいや、魔法じゃない。コツコツの積み重ねだよ。」

先輩
「これらを続けると、一日あたり1〜2時間、“やるべき仕事に集中できる時間”が増えることもある。忙しい人ほど効果が出やすい。」

ユウタ（目を輝かせて）
「タスクを減らさなくても時間が増やせる…やる気出てきました！」