【先輩に聞いてみた！】複数タスクの進め方が知りたい！優先順位づけと切り替えのコツ —

コラム

あらすじ

複数の案件に追われて頭が混乱するユウタ。先輩は、タスク管理表を使った優先順位の決め方と効率的な切り替えのコツを伝授する。

ユウタ
「あ、先輩…ちょっと聞いてください。今週、案件が重なりすぎて…なんていうか、頭がグチャグチャで…もう何から手をつけていいのか分からなくなっちゃって…」

先輩
「あはは、なるほどね。ユウタ、その顔、まるで目の前に大量のパズルが落ちてきたみたいだね。」

ユウタ
「え、ええ…そんな感じです…（汗）。昨日も『このタスクはいつやるんだっけ？』って自分のメモを3回読み直しました…」

先輩
「あー、それ完全に“自分のメモに迷子”状態だね（笑）。でも大丈夫、今日はその迷子状態を脱出しよう。」

ユウタ
「はい…よろしくお願いします…（ちょっとドキドキ）」

先輩
「まずは『重要度×緊急度マトリクス』。縦軸に重要度、横軸に緊急度を置いて、タスクを4つの箱に分けるんだ。」

ユウタ
「4つの箱…なんかゲームのステージみたいですね。」

先輩
「そうそう。『重要かつ緊急』は即攻略、『重要だけど緊急でない』は計画的に進める、『緊急だけど重要でない』は後回し、『どっちでもない』はそもそも挑戦しなくてOK。頭の中のゴチャゴチャがスッと整理されるんだ。」

ユウタ
「なるほど…昨日、重要じゃないメールに1時間もかかってたのが嘘みたいです！」

先輩
「それ、それ！重要度を見極めるだけで1日分の時間が生まれることもあるんだよ。」

先輩
「次は『パーキングリスト』。今すぐやらなくていいけど、忘れちゃいけないタスクを別リストに置く方法だ。」

ユウタ
「でも先輩…リストに置いたまま忘れそうで怖いです…」

先輩
「大丈夫。定期的に見直せばOK。頭の中で“あれもやらなきゃ、これも…”って悩む必要がなくなるから、目の前のタスクに集中できるんだ。」

ユウタ
「昨日も『あとでやる』って思ったメモが、なぜかゴミ箱行きになってました…」

先輩
「あちゃー、それ完全に“パーキング違反”だね（笑）。ちゃんとリストに置けば、ゴミ箱行きの悲劇は防げる。」

ユウタ
「うまい例えです！僕、ちゃんと駐車させます！」

先輩
「その意気だ！」

先輩
「最後は『ポモドーロテクニック』。25分間、集中して作業したら5分休憩。これを繰り返すんだ。」

ユウタ
「短時間集中＋休憩…でも、25分って短くないですか？」

先輩
「意外と集中できるんだ。短いからこそ全力で取り組めるし、終わったら“達成感”もある。しかも、切り替えの負担も減る。」

ユウタ
「なるほど…昨日も3時間ぶっ通しで作業したら頭がパンクしました…」

先輩
「それそれ！集中は大事だけど、頭の容量も有限だからね。25分ずつに分けると、パンクしないんだ。」

ユウタ
「僕、やってみます！小さな勝利を積み重ねる感じですね！」

先輩
「その通り。達成感を積み重ねると、仕事も楽しくなるんだ。」

先輩
「まとめると、マトリクスで優先順位を明確化、パーキングリストで後回しを管理、ポモドーロで集中力を維持。この3つを使えば、どんなに案件が重なっても迷わず進められる。」

ユウタ
「先輩、今日からこの3つで“混乱モード”から卒業します！」

先輩
「その意気だ、ユウタ。焦らず、楽しみながらやろう。ちなみに、もし次にメモがゴミ箱行きになっても、僕が救出するから心配いらない（笑）」

ユウタ
「先輩…頼もしいです！」